Transformacja cyfrowa finansów to obszar, na którym z roku na rok dokonuje się na całym świecie coraz większych inwestycji. Szacuje się, że w samym tylko 2019 roku przeznaczono na to łącznie około 1.7 biliona dolarów amerykańskich. Skuteczne wdrożenie systemów cyfrowych nie jest jednak łatwe. Zdaniem ekspertów, zdecydowana większość takich inwestycji nie przynosi firmom oczekiwanych efektów i nie zwraca się.
BŁĘDY POPEŁNIANE W PROCESIE TRANSFORMACJI
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest tutaj chęć szybkiego przejścia przez taką transformację. Jest to jednak niemożliwe. Zwykle konieczne jest działanie przez pewien czas jednocześnie za pomocą narzędzi tradycyjnych, jak i elektronicznych. Niezwykle ważne jest umiejętne przeprowadzenie firmy przez ten okres przejściowy.
TRUDNOŚCI Z WPROWADZANIEM ROZWIĄZAŃ CYFROWYCH W DZIALE FINANSÓW
Szczególnie narażony na wszystkie negatywne skutki takiej transformacji jest dział finansów. W zdecydowanej większości firm to właśnie on jest w największym stopniu uzależniony od tradycyjnych nośników papierowych. Jak pokazują statystyki, blisko 90% osób zarządzających działami finansowymi w firmach zwraca uwagę na ogromne trudności, jakie sprawia im przeprowadzenie takich zmian. Jest to zaskakujące, tym bardziej że to właśnie dział finansowy powinien być jednym z pierwszych, w przypadku których myśli się o automatyzacji i wprowadzaniu rozwiązań cyfrowych. Tymczasem w wielu firmach to właśnie tam najczęściej korzysta się z przestarzałych systemów i nieaktualnych już narzędzi. Jeszcze inne statystyki pokazują, że większość właścicieli firm nie jest w pełni zadowolona z tego, jak funkcjonuje ich dział finansów. Równocześnie mają oni świadomość tego, że jest to jeden z kluczowych elementów dla sprawnie działającego przedsiębiorstwa, który stanowi istotny element wyróżniania się na tle konkurencji.
JAK UNIKNĄĆ BŁĘDÓW?
Zaniedbywanie tego zawsze prowadzi do znacznego spadku efektywności funkcjonowania firmy. Częstym problemem jest wyznaczanie zbyt dużych celów na samym początku. Zapomina się o tym, jak ważne jest skupienie się przez pewien czas na systemach hybrydowych i stopniowe wprowadzanie niezbędnych zmian w strukturze firmy. Plan przeprowadzenia transformacji należy szczegółowo podzielić na konkretne etapy, obejmujące nawet niewielkie z pozoru elementy.
SZCZEGÓŁOWY PLAN TRANSFORMACJI
Bardzo istotna jest prawidłowa analiza stopnia zaawansowania cyfrowego danego działu. W wielu przypadkach okazuje się, że nawet połowa operacji finansowych nadal musi być wykonywana ręcznie, i to pomimo dostępności wielu podstawowych narzędzi cyfrowych. Konieczne jest zatem ustalenie nie tylko dokładnego planu i wizji tego, co chce się osiągnąć w drodze transformacji. Trzeba również szczegółowo określić wszystkie etapy drogi do osiągnięcia tych celów.
TRANSFORMACJA W TRZECH ETAPACH
Wymienić można trzy najważniejsze etapy na drodze do osiągnięcia pełnej cyfryzacji procesów finansowych. Pierwszy to sama cyfryzacja. Następnie następuje automatyzacja, a na samym końcu – optymalizacja. Nie każda firma, która zaczyna wdrażać u siebie plan cyfryzacji musi znajdować się na pierwszym etapie. Czasami doraźne korzystanie z niektórych narzędzi elektronicznych oznacza już wyższy stopień zaawansowania. Właśnie dlatego tak ważne jest określenie własnego poziomu w tej skali, aby w ten sposób dostosować wszystkie zmiany do indywidualnych potrzeb danej firmy.
DLACZEGO DIGITALIZACJA DOKUMENTÓW JEST TAK ISTOTNA?
Nie ma potrzeby natychmiastowego odrzucania wszystkich narzędzi i działań manualnych w dziale. Zamiast tego narzędzia cyfrowe mogą być wprowadzane do użytku stopniowo, powoli zastępując poszczególne, przestarzałe już standardy. Do najważniejszych kroków należy tutaj digitalizacja dokumentów papierowych. Ich skanowanie oraz archiwizacja na nośnikach cyfrowych jest niezwykle istotna, bowiem w ogromnym stopniu usprawnia pracę całego działu. Dzięki temu pracownicy otrzymują szybki i łatwy dostęp do poszczególnych, potrzebnych w danym momencie dokumentów. Digitalizacja dokumentów ma ogromne znaczenie również ze względu na ich poufność. Dokumenty przechowywane w postaci cyfrowej są znacznie bezpieczniejsze, a ryzyko ich dostania się w niepowołane ręce znacząco maleje.
PROCES PURCHASE TO PAY (P2P)
Czym jest P2P? P2P to skrót od angielskiego określenia Purchase to Pay. Kryją się pod nim procedury dotyczące zamawiania towarów, rozliczania zamówień oraz usług. Od sprawnego zarządzania tymi procedurami w dużym stopniu uzależnione jest funkcjonowanie nie tylko działu finansowego, ale również całej firmy. Wszystkie te procesy wymagają jednak wykonywania wielu manualnych zadań, co pochłania czas pracowników. Ponadto przy tak wielu rzeczach które trzeba wykonać ręcznie zawsze istnieje poważne ryzyko wystąpienia błędów. Wyniki badań rynkowych znów są tu zaskakujące. Okazuje się bowiem, że większość firm nie korzysta w procesach P2P z żadnych narzędzi elektronicznych, skupiając się zamiast tego na ręcznym pozyskiwaniu i przerabianiu informacji. Wprowadzenie zmian i transformacja całego systemu rozwiązywałaby mnóstwo problemów z jakimi borykają się firmy. Równocześnie jednak często brakuje tu woli do przeprowadzenia głębokich zmian, wymagających gruntownego przebudowania całego systemu od podstaw.
JAK ZWIĘKSZYĆ WYDAJNOŚĆ FIRMY?
Przeprowadzenie transformacji, szczególnie w działach finansowych, nie jest prostym procesem. Równocześnie jest to konieczne dla każdej firmy, która w obecnych czasach chce faktycznie sprawnie funkcjonować i bez problemów konkurować z innymi. Inwestycja taka zawsze przynosi znaczne zwiększenie wydajności firmy i większe możliwości w dziedzinie kontrolowania własnych finansów. Pozwala również na zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów ludzkich. Jeśli jednak dział finansowy nie określi na samym początku strategii transformacji za którą będzie chciał podążyć, jego wysiłki od początku zostaną skazane na porażkę.
KORZYŚCI PŁYNĄCE Z AUTOMATYZACJI
Pewne procesy związane z automatyzacją zostały już wprowadzone przez firmy, które nie przeszły jeszcze w pełni transformacji finansów. Często działają one na zasadzie outsourcingu i są obsługiwane przez zewnętrznych wykonawców. Do najważniejszych korzyści płynących z automatyzacji należy znacznie łatwiejsza archiwizacja dokumentów, zapewniająca swobodny dostęp do dowolnych faktur czy rachunków wystawianych przez firmę. Pod wieloma względami ułatwia to również samym klientom korzystanie z usług danej firmy. Szacuje się jednak, że około 25% przebadanych firm wciąż nie wykorzystuje w odpowiednim stopniu potencjału wynikającego z automatyzacji. Osoby odpowiedzialne za kierownictwo w działach finansowych muszą mieć świadomość tego, jak wiele tracą na opieszałości we wprowadzaniu związanych z tym zmian.
KROK DRUGI - OPTYMALIZACJA
Optymalizacja jest kolejnym krokiem w transformacji finansów firmy. Dzięki niej zmiany obejmują znacznie szersze granice, niż tylko jeden dział. Jest to proces zapewniający spójność w działaniach poszczególnych działów, które już osiągnęły poziom automatyzacji. Niezwykle cenna jest w tej kwestii współpraca ze specjalistami w dziedzinie transformacji finansów. Pozwala to na dokładne określenie stopnia zaawansowania firmy i wyznaczanie dla niej kolejnych celów, w zależności od indywidualnych potrzeb. Transformacja cyfrowa to proces, który wymaga współpracy wielu zainteresowanych stron. W równym stopniu biorą w nim udział klienci firmy, jej pracownicy jak i osoby odpowiedzialne za zarządzanie.
WSPÓŁPRACA DZIAŁÓW W PROCESIE TRANSFORMACJI CYFROWEJ
Niezwykle istotna jest współpraca między poszczególnymi działami firmy, szczególnie między działem zaopatrzenia a działem finansowym. O ile w większości firm obserwuje się pozytywne zmiany w tym zakresie, o tyle ogromna część przedsiębiorstw nadal zmaga się z problemami w tej kwestii. Znaczny procent badanych deklaruje, że w najbliższych latach obydwa te działy w ich firmach osiągną lepszy stopień współpracy. Równocześnie jednak w większości przypadków brak jest określonej wizji tego, w jaki sposób ten cel ma być osiągnięty.
TRANFORMACJA CYFROWA KONIECZNOŚCIĄ?
Konieczność przeprowadzenia transformacji cyfrowej w firmach potwierdzają inne wypowiedzi badanych. W zdecydowanej większości przyznają oni na przykład, że brakuje w ich firmach automatyzacji w fakturowaniu i archiwizacji dokumentów. Istnieje tu świadomość tego, jak wiele czasu można zaoszczędzić, kiedy pracownicy nie będą musieli wykonywać poszczególnych zadań z tym związanych ręcznie. Przekłada się to rzecz jasna na lepsze wyniki całej firmy, bowiem pracownicy uwolnieni od takich obowiązków mogą zostać skierowani do bardziej produktywnych zadań. Cyfrowe rozwiązanie P2P pozwalają również na pełniejszą kontrolę finansów firmy i lepsze podejmowanie decyzji biznesowych. Cyfryzacja w tej kwestii oznacza między innymi generowane automatycznie raporty finansowe czy pulpity z aktualizowanymi na bieżąco informacjami.
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z TRANSFORMACJI CYFROWEJ
Przykładem tego, jak wiele można zyskać na transformacji cyfrowej jest współpraca firmy Canon z DB Schenker Czech Republic. Specjaliści Canon opracowali system oparty na nowoczesnych rozwiązaniach, który znacznie zwiększył przede wszystkim wydajność fakturowania i pozwolił na całkowite udrożnienie działów finansowych. Dotychczas konieczność opanowania dużej liczby dokumentów prowadziło nawet do krótkotrwałych blokad działu finansowego. Dzięki systemowi opartemu na technologiach takich jak optyczne rozpoznawania znaków, firma jest teraz w stanie przetworzyć każdą fakturę w ciągu 24 godzin. Określenie strategii i współpraca z profesjonalistami, bez ustalenia planu i ścisłej współpracy wszystkich działów firmy przeprowadzenie pełnej transformacji cyfrowej nie jest możliwe. Konieczne jest również pomyślne przejście przez okres środowiska hybrydowego, w którym korzysta się zarówno z rozwiązań analogowych, jak i cyfrowych. Przy ustalaniu strategii transformacji kluczowe jest określenie tych najbardziej palących potrzeb firmy. Skoncentrowanie się na nich na samym początku przyniesie największe korzyści i pozwoli na swobodne wprowadzanie późniejszych zmian.
Gotowy do rozpoczęcia projektu?
skontaktuj się z nami!
Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!
