Często zadawane pytania od dyrektorów finansowych
Transformacja cyfrowa to proces, który wiele przedsiębiorstwa ma już za sobą, ale wciąż stanowią one niewielki wycinek rynku. Dla większości podmiotów jest to wyzwanie przyszłości, która każdego dnia staje się teraźniejszością dla kolejnych organizacji. W czasie takiej transformacji zmianom ulegają wszystkie relacje wewnętrzne i zewnętrzne firmy, a każdy jej dział musi nastawić się na nowe wyzwania. Zazwyczaj najtrudniejsze zadanie czeka na dział finansowy i na samego dyrektora finansowego. Większość dyrektorów finansowych zgłasza problemy w czasie takich zmian i można zauważyć, że ich działy zwykle radzą sobie z nimi wolniej, niż reszta obszarów organizacji.
Jak zmienia się rola dyrektora finansowego?
Dyrektor finansowy w nowej roli. Do tradycyjnych zadań dyrektora finansowego należą przede wszystkim zarządzanie wynikiem, raportowanie wydajności oraz oczywiście planowanie finansowe. W dużej mierze były to działania nastawione retrospektywnie. Ten element się zmienia i w czasie rewolucji cyfrowej, większy nacisk kładziony jest na zdarzenia przyszłe. Zadaniem dyrektora finansowego jest już nie tylko ekstrapolowanie trendów dotychczasowych, ale przewidywanie trendów przyszłych i ich uwzględnianie w działalności firmy. Takie nowe, skomplikowane obowiązki są często niemożliwe do wykonania ze względu na obciążenia administracyjne. Ważnym elementem rewolucji cyfrowej firmie staje się z tego powodu automatyzacja i streamlining procesów powtarzalnych, w tym procesów księgowych.
Czy podczas realizowania transformacji cyfrowej dział finansowy zwykle pozostaje w tyle?
Ograniczona efektywność w trakcie reorganizacji. Rewolucja cyfrowa w 88% przypadków sprawia trudności przechodzącym przez nią podmiotom. Normalnym jest obniżenie efektywności działów odpowiedzialnych za finanse firmy, co wiąże się ze wzrostem kosztów procesów. Nie oznacza to oczywiście, że należy akceptować taki stan rzeczy. Konieczne jest im odpowiednie przeciwdziałanie.
Jakie bariery napotykają firmy przeprowadzające cyfrową transformację (zwłaszcza w odniesieniu do działu finansowego)?
Podstawowym źródłem problemów działów finansowych jest uzależnienie od ręcznie wykony wach procesów, a także obecność starszych systemów. Wciąż 2/3 specjalistów finansowych w swojej pracy wykorzystuje papierowe dokumenty w stopniu większym, niż jest to normalne dla reszty ich organizacji. Problemem jest tutaj to, że proces cyfryzacji zwykle przyjmuje postać scentralizowanego procesu, co nie jest samo w sobie błędem, gdyż pozwala na skuteczniejsze nim zarządzanie i zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, ale równocześnie nie uwzględnia partykularnych potrzeb i uwarunkowań poszczególnych działów. W okresie przejściowym konieczne jest współdziałanie dotychczasowych procesów z nowymi, co nie zawsze jest zagwarantowane. W wielu przypadkach, paradoksalnie, ze względu na obawę przed przerwami w działaniu procesów.
W jaki sposób firmy mogą się przekonać, że nowe technologie są skutecznie wdrażane w ich działach finansowych?
Rewolucja cyfrowa najczęściej ma formę ewolucji, w której współistnieją ze sobą najnowocześniejsze rozwiązania cyfrowe z tradycyjnymi lub cyfrowymi, ale mniej złożonymi systemami. Dlatego proces cyfryzacji pomiotu wymaga równoczesnego wdrażania nowych rozwiązań i zapewniania kompatybilności dotychczasowym procesom z mechanizmami automatyzacji i pozostałymi nowymi procesami. Aktualizacja starszych mechanizmów wymaga nie tylko zapewnienia im sprawnego działania już teraz w nowych warunkach, ale powinna także stanowić przygotowanie do ich wymiany na najnowocześniejsze rozwiązania. Działanie środowiska hybrydowego cyfrowego i analogowego powinno być traktowane jako pozytywny etap przejściowy. Wprowadzanie nowych rozwiązań nie powinno być traktowane jako całkowite odchodzenie od dotychczasowych rozwiązań, ale jako ewolucja procesów i planowe, celowe oraz progresywne zastępowanie ich lepszymi mechanizmami.
Co uważasz za katalizator transformacji w dziale finansowym?
Podstawowym impulsem do zmian cyfrowych w organizacjach są obecnie zmiany prawa, zwłaszcza w zakresie prawa o ochronie danych osobowych. Dla działów finansowych szczególne znaczenie ma także legislatura z zakresu ochrony przed przekupstwem czy współczesnym niewolnictwem, jak również obowiązek zgłaszania określonych transakcji finansowych odpowiednich organom. W przypadku papierowego obiegu dokumentów wszystkie procesy zostają bardzo mocno obciążone dodatkowymi wymogami, a ponadto powstaje ryzyko niedopełnienia nowo nakładanych obowiązków. Technologie cyfrowe nie tylko usprawniają dotychczasowe procesy, ale najczęściej stworzone są z myślą o zwiększonej wydajności i elastyczności środowiska pracy bezpośrednio w kontekście opisywanych uwarunkowań. Większa złożoność wymagań prawnych nie przekłada się w ich przypadku na większą złożoność samego procesu.
Zawsze istnieją nowe technologie, ale co Twoim zdaniem zapewni działowi finansowemu największe możliwości?
Zdecydowanie największe korzyści z cyfryzacji działów finansowych można uzyskać dzięki automatyzacji procesów powtarzalnych i masowych. Jest to przede wszystkim digitalizacja wszystkich procesów związanych z fakturami czy P2P, których złożoność formalna jest niska, ale wymagają dużych nakładów pracy ze względu na wysoki stopień formalizacji oraz samą ilość pojawiających się dokumentów. Automatyzacja w tym przypadku przekłada się bezpośrednio na zwiększenie tempa zachodzenia procesów, obniżenie kosztów działania biura, a także redukuje ryzyko niewykonania obowiązków nakładanych przez przepisy prawa. Ogromnym zagrożeniem dla działów finansowych zawsze były błędy ludzkie czy zaniedbania. Automatyzacja eliminuje je całkowicie. Co więcej, elektroniczny obieg wszystkich dokumentów finansowych oznacza możliwość automatycznego wykonywania wielu czynności związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami prawa. Dużo łatwiejsze jest też implementowanie przepisów wewnętrznych czy zapewnianie zgodności z zewnętrznymi normami ładu korporacyjnego.
Czy sztuczna inteligencja jest przereklamowana? A może niesie ze sobą korzyści dla działu finansowego?
Sztuczna inteligencja w realiach działu finansowego. Chociaż sztuczna inteligencja może się wydawać przereklamowana, a jej praktyczny wpływ na rzeczywistość mocno przeceniana, jej zastosowanie w działach finansowych okazuje się wyjątkowo efektywne. Związane jest ono przede wszystkim z możliwościami lepszego przewidywania trendów w porównaniu z możliwością raportowania trendów historycznych, na co jedynie pozwalały klasyczne metody zbierania danych. Strategie finansowe, których tworzenie jest jednym z najważniejszych obowiązków dyrektorów finansowych, mogą opierać się na dokładniejszych danych, a nawet na prawidłowościach, które bez zastosowania uczenia maszynowego nie byłyby widoczne. W ten sposób efektywność przygotowanej strategii jest znacznie wyższa. Problemu nie stanowi ponadto monitorowanie w czasie rzeczywistym efektów prowadzonych działań, co z kolei przekłada się na możliwość bieżącego raportowania i nawet alarmowania w sytuacjach ocenionych jako skrajnie negatywne.
W jaki sposób zespół finansowy może lepiej współpracować z działem zaopatrzenia?
Cyfryzacja umożliwia ponadto lepszą współpracę działów finansowych z działami zaopatrzenia. Blisko połowa respondentów twierdzi, że cyfryzacja przełożyła się na lepszą synchronizację ich pracy. Procesy stały się nie tylko szybsze, ale i dokładniejsze, co z kolei poprawia jakość relacji z dostawcami. Jest to bezpośredni wynik lepszej efektywności procesów finansowych związanych z dostawami, czyli po prostu z bardziej terminowymi płatnościami. Opóźnienia w płatnościach wynikają zwykle nie z braku środków, ale z czasu wymaganego do ręcznego przetworzenia dokumentów, a także błędów ludzkich. Automatyzacja eliminuje takie problemu.
Jak zmienia się proces przetwarzania faktur i w jaki sposób będzie on przebiegał w przyszłości?
Raport AIIM: finanse i księgowość w 2017 r. Podaje, że nawet podmioty, w których zostały już wprowadzone ograniczone rozwiązania informatyczne, w 75% kwestie związane z fakturowanie nadal są przedmiotem procesów ręcznych. Dalsze wprowadzanie rewolucji cyfrowej zmniejsza ilość firm opartych o ręczne przetwarzanie faktur, jak również ogranicza ilość faktur w organizacji, które są przedmiotem prac ręcznych, ale dopiero pełna automatyzacja daje odpowiedni efekt. Typowy czas ręcznego przetwarzania faktur wynosi bowiem od 3 do 5 dni. W przypadku procesów w pełni cyfrowych można oczekiwać, że dokument zostanie rozliczony w dniu wpłynięcia.
Gotowy do rozpoczęcia projektu?
skontaktuj się z nami!
Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!
