Pandemia koronawirusa zmieniła sposób, w jaki żyjemy i jak będziemy funkcjonować w przestrzeni biurowej
Obecnie wiele firm i instytucji opracowuje strategie i zasady bezpiecznego powrotu do biur. Zazwyczaj wytyczne te obejmują dwa aspekty – dostosowanie infrastruktury biurowej oraz wprowadzenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa.
W naszym poradniku chcemy pokazać jak wybrane rozwiązania, mogą usprawnić pracownikom codzienne wykonywanie obowiązków przy jednoczesnym zachowaniu wysokich norm bezpieczeństwa. W materiale zaprezentujemy rozwiązania znajdujące zastosowanie w kluczowych obszarach każdego biura, takich jak: recepcja, stanowisko pracy, sale konferencyjne i miejsca spotkań, a także przestrzenie współdzielone.
Implementacja nowych zachowań oraz modernizacja środowiska pracy to nie tylko łagodzenie skutków obecnej sytuacji, ale także przygotowanie się na wypadek powtórzenia epidemii.

WYZWANIE
WYELIMINOWANIE POTENCJALNYCH ZAGROŻEŃ Z ZEWNĄTRZ
ROZWIĄZANIE
SYSTEMY AUTOMATYCZNEGO POMIARU TEMPERATURY WRAZ Z BRAMKAMI DOSTĘPOWYMI
CO ZYSKUJEMY DZIĘKI SYSTEMÓW AUTOMATYCZNEGO POMIARU TEMPERATURY?
• Wykrywanie osób z podwyższoną temperaturą ciała
• Funkcja ograniczenia dostępu wejścia do biura
• Detekcja osób nienoszących masek ochronnych
GDZIE STOSOWAĆ SYSTEMY AUTOMATYCZNEGO POMIARU TEMPERATURY?
• Wejście do biura
• Recepcja
WYZWANIE
BUDOWANIE ŚWIADOMOŚCI PRACOWNIKÓW ORAZ CIĄGŁA AKTUALIZACJA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH PROCEDUR BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY
ROZWIĄZANIE
WYKORZYSTANIE TECHNOLOGII DIGITAL SIGNAGE JAKO KANAŁU KOMUNIKACJI Z PRACOWNIKIEM
Systemy Digital Signage, składające się z odpowiednio dobranych wyświetlaczy oraz oprogramowania
do zarządzania prezentowanymi treściami, pozwalają w łatwy i przystępny sposób przekazać
pracownikom najistotniejsze informacje. Odbiorca w cyfrowej formie otrzymuje zawsze aktualne,
a przy tym atrakcyjne wizualnie komunikaty czy informacje, które mogą być wyświetlane nie tylko
na profesjonalnych monitorach zlokalizowanych w przestrzeni biurowej, ale także na urządzeniach
mobilnych pracowników.
DLACZEGO WARTO KORZYSTAĆ Z TECHNOLOGII DIGITAL SIGNAGE?
Dzięki technologii zapewniającej możliwość szybkiej zmiany treści, odbiorca otrzymuje zawsze aktualne informacje i obowiązujące procedury bezpieczeństwa. Na cyfrowych wyświetlaczach może także znaleźć się mapa informująca o przestrzeniach, w których należy zachować szczególną uwagę oraz określająca zasady bezpiecznego poruszania się po biurze.
System może także informować pracowników przed wejściem do konkretnego pomieszczenia o maksymalnej liczbie osób jaka może w nim przebywać, przypominać o zachowaniu higieny i kultury „czystego biurka”, a także wyświetlać harmonogram sprzątania i dezynfekcji biura. To tylko niektóre przykłady wykorzystania Digital Signage w przestrzeni biurowej, ponieważ prezentowane treści mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika.
W JAKICH OBSZARACH PRZESTRZENI BIUROWEJ STOSOWAĆ ROZWIĄZANIA DIGITAL SIGNAGE?
• Recepcja
• Wejścia do sal konferencyjnych
• Przestrzenie wspólne (kuchnie, łazienki, ciągi komunikacyjne)
• Open space
WYZWANIE
OGRANICZENIE LUB ZMINIMALIZOWANIE WSPÓLNEGO UŻYTKOWANIA URZĄDZEŃ WRAZ Z ZAPEWNIENIEM ŚRODKÓW OCHRONNYCH I HIGIENICZNYCH DLA PRACOWNIKÓW
ROZWIĄZANIE
PUNKTY POC (POINT OF CARE)
DLACZEGO WARTO STOSOWAĆ AUTOMATYCZNE URZĄDZENIA DEZYNFEKUJĄCE?
GDZIE WDROŻYĆ PUNKTY POC
ROZWIĄZANIE
BEZPRZEWODOWA KOMUNIKACJA W OBRĘBIE SALI KONFERENCYJNEJ - SYSTEMY AV TOUCHLESS
Zastosowany system musi być prosty w użytkowaniu, a także obsługiwać urządzenia niezależnie od ich typu (laptop, tablet, smartfon) oraz systemu operacyjnego (Windows, Android, iOS, ChromeOS). Dzięki temu każdy z użytkowników po wejściu do sali, może za pomocą własnego urządzenia i odpowiedniej aplikacji (lub włączeniu bezprzewodowego strumieniowania ekranu) w komfortowy sposób rozpocząć prezentację.
JAKIE KORZYŚCI ZAPEWNIA STOSOWANIE SYSTEMU BEZPRZEWODOWEJ PREZENTACJI?
• Eliminacja elementu ryzyka, jakim jest wykorzystywanie tych samych elementów wyposażenia sali konferencyjnej
• Brak konieczności dezynfekcji elementów wspólnych takich jak przyłącza czy kable
• W przypadku modernizacji sali konferencyjnej, brak potrzeby stosowania infrastruktury kablowej – wystarczy jedno urządzenie schowane za monitorem lub projektorem – reszta odbywa się bezprzewodowo
• Brak problemów z dużą ilością kabli, przejściówek, przyłączy
• Obsługa większej liczby typów urządzeń niż w „standardowej” sali konferencyjnej z kablem HDMI
• Możliwość płynnego przełączania pomiędzy osobami prowadzącymi prezentację
• Wbudowane funkcje interaktywne, takie jak możliwość nanoszenia notatek na żywo na wyświetlanym obrazie, czy dzielenie się plikami wśród uczestników
• Możliwość standaryzacji obsługi sal konferencyjnych – w przypadku większej ich liczby, niezależnie od urządzenia wyświetlającego (projektor, monitor, monitor interaktywny), można zastosować to samo urządzenie obsługujące BYOD, co pozwoli ujednolicić metodę komunikacji
GDZIE STOSOWAĆ SYSTEMU BEZPRZEWODOWEJ PREZENTACJI?
• Sale spotkań
WYZWANIE
WPROWADZENIE PRACY ZMIANOWEJ OPIERAJĄCEJ SIĘ NA ROTACYJNEJ OBECNOŚCI ORAZ MODYFIKACJA ZAGĘSZCZENIA STANOWISK PRACY
ROZWIĄZANIE
SYSTEM REZERWACJI SAL, BIUREK I MIEJSC PARKINGOWYCH
JAKIE KORZYŚCI ZAPEWNIAJĄ TEGO TYPU SYSTEMY PRACOWNIKOM, A JAKIE OSOBOM ODPOWIEDZIALNYM ZA ORGANIZACJĘ FUNKCJONOWANIA BIUR?
KORZYŚCI DLA PRACOWNIKÓW
• Możliwość łatwej weryfikacji, które strefy w ramach przestrzeni biurowej są w danym dniu wyłączone z użytku, a które dostępne
• Możliwość wcześniejszej rezerwacji stanowiska pracy na dany okres czasu
• Możliwość rezerwacji miejsca parkingowego, bądź przypisania go na stałe do danego pracownika
KORZYŚCI DLA OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA ORGANIZACJĘ FUNKCJONOWANIA
PRZESTRZENI BIUROWEJ
• W przypadku informacji o chorobie danego pracownika możliwość łatwej weryfikacji, które miejsce pracy wcześniej zajmował, co pozwala na podjęcie odpowiednich kroków np. w zakresie kwarantanny osób przebywających w bezpośrednim sąsiedztwie pracownika
• Możliwość szybkiej analizy wykorzystania przestrzeni, czy zaplanowane strefy i podział przestrzeni biurowej, ilości miejsc wystarczą w perspektywie oczekiwań pracowników
• Zachowanie estetyki przestrzeni biurowej – bez stosowania taśm ograniczających oraz informujących o strefach wyłączonych z użytku
• Zapewnienie pracownikom wysokiego komfortu pracy – dzięki systemowi rezerwacji zasobów będą mieli oni gwarancję, że decydując się na przyjście do biura, czeka na nich miejsce parkingowe, biurko czy sala konferencyjna
W JAKICH PRZESTRZENIACH SPRAWDZĄ SIĘ TAKIE ROZWIĄZANIA?
• Przestrzenie typu open space
• Sale konferencyjne
ROZWIĄZANIE
PRZEGRODY OCHRONNE
To skuteczne i proste rozwiązanie, w formie osłon wykonanych ze szkła akrylowego, w znaczący sposób zwiększa bezpieczeństwo pracowników. Przegrody mogą chronić zarówno pracowników przebywających przy biurkach, jak i personel recepcji, który ma kontakt z osobami odwiedzającymi firmę.
GDZIE STOSOWAĆ PRZEGRODY OCHRONNE?
• Recepcja
• Open space/stanowiska pracy
WYZWANIE
ZAPEWNIENIE SPRAWNEJ KOMUNIKACJI ZESPOŁOWEJ
ROZWIĄZANIE
SYSTEMY WIDEOKONFERENCYJNE
System wideokonferencyjny to narzędzie, które doskonale sprawdzi się zarówno w komunikacji
wewnętrznej pomiędzy pracownikami, także wtedy gdy przebywają w różnych lokalizacjach, jak i w
kontaktach z partnerami zewnętrznymi. Ponadto praktycznie wszystkie procesy w firmie, w których
wykorzystywana jest podróż, telefon czy korespondencja mailowa, mogą zostać usprawnione lub
zastąpione przez komunikację audiowideo.
Decydując się na wybór systemu wideokonferencyjnego warto zastanowić się nad obecnymi
i przyszłymi potrzebami firmy oraz przeanalizować funkcjonalności dostępnych rozwiązań. Należy
pamiętać, że wideokonferencje powinny odbywać się w oparciu o sprawdzone i pewne narzędzia z
uwagi na bezpieczeństwo przekazywanych podczas spotkania informacji.
CO ZYSKUJEMY DZIĘKI SYSTEMOM WIDEOKONFERENCYJNYM?
• Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w sytuacjach kryzysowych
• Zwiększona efektywność zespołów – sprawna wymiana informacji i dzielenie się wiedzą
• Ułatwienie koordynacji i organizacji spotkań
• Brak ograniczeń czasowych dla spotkań, spotkania ad-hoc
• Zmniejszenie kosztów związanych z podróżami służbowymi
WYZWANIE
BEZPIECZNE PROWADZENIE SZKOLEŃ I PREZENTACJI DLA PRACOWNIKÓW I PARTNERÓW ZEWNĘTRZNYCH
ROZWIĄZANIE
SYSTEMY STREAMINGOWE
Rozwiązaniem są systemy streamingowe. Zazwyczaj są to urządzenia, które potrafią przechwycić obraz z komputera (np. prezentację) lub podłączonej kamery oraz z mikrofonu. Przechwycony sygnał można transmitować do dowolnej liczby osób za pomocą popularnych serwisów (np. YouTube). Jednocześnie powstający materiał można zarchiwizować w formie cyfrowej. Wdrożenie tego typu rozwiązań to także możliwość wsparcia działań handlowych. Aktualnie można zauważyć wzrost zainteresowania szkoleniami prowadzonymi online. Działania np. handlowe, które kiedyś były kojarzone głównie z wizytami w siedzibie klienta, teraz często powadzone są z wykorzystaniem systemów wideokonferencyjnych, a także dla szerszego grona, za pomocą narzędzi streamingowych.
DLACZEGO WARTO KORZYSTAĆ Z NARZĘDZI DO STREAMINGU?
• Możliwość zwiększenia zasięgów szkoleń, prezentacji i webinarów
• Umożliwienie swobodnego dostępu do materiałów, bez potrzeby fizycznej obecności w biurze, zarówno dla pracowników jak i osób z zewnątrz
• Archiwizacja spotkań wewnętrznych, szkoleń, itp.
• Zmniejszenie kosztów firmowych związanych z podróżami służbowymi
WYZWANIE
JAK DEZYNFEKOWAĆ I DBAĆ O SPRZĘT AUDIOWIZUALNY W BIURZE?
ROZWIĄZANIE
• Pamiętaj, aby przed czyszczeniem urządzenia, odpiąć je od źródła zasilania.
• Jeśli pracujesz z urządzeniami dotykowymi, korzystaj z dedykowanego rysika.
• Do czyszczenia oraz dezynfekcji ekranów i obudów, wybieraj łagodne, przeznaczone do tego detergenty, które nie zawierają alkoholi oraz rozpuszczalników. W przypadku konieczności dezynfekcji alkoholem, wybierz roztwór alkoholu izopropylowego (IPA).
• Środek czyszczący nanoś na ściereczkę, a nie bezpośrednio na urządzenie.
• Niezależnie od stosowanego detergentu, nałóż go na miękką i czystą ściereczkę, a następnie delikatnie rozprowadź na urządzeniu. Używaj niewielkich ilości środka czyszczącego, tak aby nie kapał on ze ściereczki. Dostanie się płynu pod krawędź obudowy urządzenia, może doprowadzić do uszkodzenia ekranu.
• Wybieraj specjalistyczne ściereczki z microfibry.
PODSUMOWANIE
Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!