JAK TECHNOLOGIA MOŻE USPRAWNIĆ POWRÓT DO BIURA

Spis treści

Pandemia koronawirusa zmieniła sposób, w jaki żyjemy i jak będziemy funkcjonować w przestrzeni biurowej

Część zmian będzie miała tymczasowy charakter, ale wiele z nich zagości u nas na stałe. Kluczowe stanie się zapewnienie przez pracodawców bezpiecznego środowiska pracy.

Obecnie wiele firm i instytucji opracowuje strategie i zasady bezpiecznego powrotu do biur. Zazwyczaj wytyczne te obejmują dwa aspekty – dostosowanie infrastruktury biurowej oraz wprowadzenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa.

W naszym poradniku chcemy pokazać jak wybrane rozwiązania, mogą usprawnić pracownikom codzienne wykonywanie obowiązków przy jednoczesnym zachowaniu wysokich norm bezpieczeństwa. W materiale zaprezentujemy rozwiązania znajdujące zastosowanie w kluczowych obszarach każdego biura, takich jak: recepcja, stanowisko pracy, sale konferencyjne i miejsca spotkań, a także przestrzenie współdzielone.

Implementacja nowych zachowań oraz modernizacja środowiska pracy to nie tylko łagodzenie skutków obecnej sytuacji, ale także przygotowanie się na wypadek powtórzenia epidemii.

WYZWANIE

WYELIMINOWANIE POTENCJALNYCH ZAGROŻEŃ Z ZEWNĄTRZ

ROZWIĄZANIE

SYSTEMY AUTOMATYCZNEGO POMIARU TEMPERATURY WRAZ Z BRAMKAMI DOSTĘPOWYMI

Nowoczesne systemy pomiaru temperatury ciała to skuteczne rozwiązanie, pozwalające zidentyfikować osoby stanowiące potencjalne zagrożenie. W przypadku wykrycia osoby, której temperatura ciała przekroczy określoną wartość dopuszczalną, system automatycznie uruchomi alarm (np. sygnał świetlny lub dźwiękowy). Sam pomiar jest bezinwazyjny i odbywa się przy pomocy specjalnych kamer lub bramek termowizyjnych, zlokalizowanych przy wejściu do miejsca pracy. W przestrzeniach biurowych dobrze sprawdzą się także terminale kontroli dostępu z funkcją rozpoznawania twarzy, wyposażone w moduł pomiaru temperatury ciała. Dzięki tego typu rozwiązaniom możemy dokładnie weryfikować, kto może przebywać w danym miejscu.

CO ZYSKUJEMY DZIĘKI SYSTEMÓW AUTOMATYCZNEGO POMIARU TEMPERATURY?

• Wykrywanie osób z podwyższoną temperaturą ciała
• Funkcja ograniczenia dostępu wejścia do biura
• Detekcja osób nienoszących masek ochronnych

GDZIE STOSOWAĆ SYSTEMY AUTOMATYCZNEGO POMIARU TEMPERATURY?

• Wejście do biura
• Recepcja

WYZWANIE

BUDOWANIE ŚWIADOMOŚCI PRACOWNIKÓW ORAZ CIĄGŁA AKTUALIZACJA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH PROCEDUR BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY

ROZWIĄZANIE

WYKORZYSTANIE TECHNOLOGII DIGITAL SIGNAGE JAKO KANAŁU KOMUNIKACJI Z PRACOWNIKIEM

Systemy Digital Signage, składające się z odpowiednio dobranych wyświetlaczy oraz oprogramowania
do zarządzania prezentowanymi treściami, pozwalają w łatwy i przystępny sposób przekazać
pracownikom najistotniejsze informacje. Odbiorca w cyfrowej formie otrzymuje zawsze aktualne,
a przy tym atrakcyjne wizualnie komunikaty czy informacje, które mogą być wyświetlane nie tylko
na profesjonalnych monitorach zlokalizowanych w przestrzeni biurowej, ale także na urządzeniach
mobilnych pracowników.

DLACZEGO WARTO KORZYSTAĆ Z TECHNOLOGII DIGITAL SIGNAGE?

Czy tablice informacyjne, plakaty i przyklejone karteczki w różnych miejscach to dobry sposób na informowanie pracowników? Być może w niektórych przypadkach takie rozwiązania się sprawdzają, ale na pewno wygodniejszy będzie system pozwalający na centralne zarządzanie i dystrybucję treści multimedialnych, dostosowanych do bieżących potrzeb danego biura.

Dzięki technologii zapewniającej możliwość szybkiej zmiany treści, odbiorca otrzymuje zawsze aktualne informacje i obowiązujące procedury bezpieczeństwa. Na cyfrowych wyświetlaczach może także znaleźć się mapa informująca o przestrzeniach, w których należy zachować szczególną uwagę oraz określająca zasady bezpiecznego poruszania się po biurze.

System może także informować pracowników przed wejściem do konkretnego pomieszczenia o maksymalnej liczbie osób jaka może w nim przebywać, przypominać o zachowaniu higieny i kultury „czystego biurka”, a także wyświetlać harmonogram sprzątania i dezynfekcji biura. To tylko niektóre przykłady wykorzystania Digital Signage w przestrzeni biurowej, ponieważ prezentowane treści mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego użytkownika.

W JAKICH OBSZARACH PRZESTRZENI BIUROWEJ STOSOWAĆ ROZWIĄZANIA DIGITAL SIGNAGE?

• Recepcja
• Wejścia do sal konferencyjnych
• Przestrzenie wspólne (kuchnie, łazienki, ciągi komunikacyjne)
• Open space

WYZWANIE

OGRANICZENIE LUB ZMINIMALIZOWANIE WSPÓLNEGO UŻYTKOWANIA URZĄDZEŃ WRAZ Z ZAPEWNIENIEM ŚRODKÓW OCHRONNYCH I HIGIENICZNYCH DLA PRACOWNIKÓW

ROZWIĄZANIE

PUNKTY POC (POINT OF CARE)

Samoobsługowe, bezdotykowe punkty do dezynfekcji rąk. Oparte o urządzenia posiadające atomizer rozpylający płyn dezynfekujący oraz czujnik uwalniający odpowiednią dawkę środka po zbliżeniu wewnętrznej strony dłoni. Dodatkowo mogą być wyposażone w monitor wyświetlający instrukcje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.

DLACZEGO WARTO STOSOWAĆ AUTOMATYCZNE URZĄDZENIA DEZYNFEKUJĄCE?

Punkty rozmieszczone w odpowiedni i zaplanowany sposób w obrębie biura dają pracownikowi stały dostęp do środków higieny. Wpływają także na zachowanie estetyki powierzchni biurowej (brak ustawionych w przypadkowych miejscach pojemników z płynem dezynfekującym, brak rozlewającego się po podłodze płynu, itp.). Przy instalacji tego typu rozwiązań, warto zwrócić uwagę, aby dezynfekatory były wyposażone w odpowiednio duży zbiornik, który zapewni działanie punktu przez dłuższy okres czasu, bez konieczności zasilania. Najlepszym wyborem są produkty wyposażone w czujniki informujące o kończącym się płynie. Dzięki temu można zaplanować wymianę środka dezynfekującego w dogodnym czasie.

GDZIE WDROŻYĆ PUNKTY POC

Podstawową lokalizacją tego typu punktów jest wejście do biura, gdzie wszystkie wchodzące osoby mogą w higienicznych sposób zdezynfekować dłonie. Ponadto stanowiska dezynfekcji można umieścić bezpośrednio przy przestrzeniach wspólnych, takich jak kuchnie czy toalety oraz w dogodnych dla pracowników lokalizacjach wokół stanowisk pracy.

ROZWIĄZANIE

BEZPRZEWODOWA KOMUNIKACJA W OBRĘBIE SALI KONFERENCYJNEJ - SYSTEMY AV TOUCHLESS

Kable, przejściówki czy ogólnodostępne komputery w salach konferencyjnych to elementy, z których korzysta wiele osób, co stwarza dodatkowe ryzyko. Można jednak je w prosty sposób wyeliminować, stosując podczas spotkań system bezprzewodowej prezentacji, zgodny ze standardem BYOD (skrót od Bring Your Own Device). Zastosowanie tego standardu pozwala na całkowite wyeliminowanie potrzeby fizycznego podłączania do wyświetlaczy urządzeń, z których mają być prezentowane materiały. BYOD obsługuje niemal każdy typ urządzenia, dlatego sala konferencyjna działająca w tym standardzie nie wymusza już posiadania np. laptopa z wyjściem HDMI. Wystarczy urządzenie wyposażone w moduł Wi-Fi.

Zastosowany system musi być prosty w użytkowaniu, a także obsługiwać urządzenia niezależnie od ich typu (laptop, tablet, smartfon) oraz systemu operacyjnego (Windows, Android, iOS, ChromeOS). Dzięki temu każdy z użytkowników po wejściu do sali, może za pomocą własnego urządzenia i odpowiedniej aplikacji (lub włączeniu bezprzewodowego strumieniowania ekranu) w komfortowy sposób rozpocząć prezentację.

JAKIE KORZYŚCI ZAPEWNIA STOSOWANIE SYSTEMU BEZPRZEWODOWEJ PREZENTACJI?

• Eliminacja elementu ryzyka, jakim jest wykorzystywanie tych samych elementów wyposażenia sali konferencyjnej
• Brak konieczności dezynfekcji elementów wspólnych takich jak przyłącza czy kable
• W przypadku modernizacji sali konferencyjnej, brak potrzeby stosowania infrastruktury kablowej – wystarczy jedno urządzenie schowane za monitorem lub projektorem – reszta odbywa się bezprzewodowo
• Brak problemów z dużą ilością kabli, przejściówek, przyłączy
• Obsługa większej liczby typów urządzeń niż w „standardowej” sali konferencyjnej z kablem HDMI
• Możliwość płynnego przełączania pomiędzy osobami prowadzącymi prezentację
• Wbudowane funkcje interaktywne, takie jak możliwość nanoszenia notatek na żywo na wyświetlanym obrazie, czy dzielenie się plikami wśród uczestników
• Możliwość standaryzacji obsługi sal konferencyjnych – w przypadku większej ich liczby, niezależnie od urządzenia wyświetlającego (projektor, monitor, monitor interaktywny), można zastosować to samo urządzenie obsługujące BYOD, co pozwoli ujednolicić metodę komunikacji

GDZIE STOSOWAĆ SYSTEMU BEZPRZEWODOWEJ PREZENTACJI?

• Sale konferencyjne
• Sale spotkań

WYZWANIE

WPROWADZENIE PRACY ZMIANOWEJ OPIERAJĄCEJ SIĘ NA ROTACYJNEJ OBECNOŚCI ORAZ MODYFIKACJA ZAGĘSZCZENIA STANOWISK PRACY

ROZWIĄZANIE

SYSTEM REZERWACJI SAL, BIUREK I MIEJSC PARKINGOWYCH

Systemy tego typu usprawniają pracę biurową dzięki możliwości wcześniejszej rezerwacji zasobów takich jak: sala konferencyjna, biurko czy miejsce parkingowe, a także zapewniają wsparcie procesów związanych z kontrolą dostępu pracowników oaz przyjmowaniem zewnętrznych gości. Dzięki zastosowaniu sieci czujników IoT użytkownik z poziomu aplikacji zainstalowanej w swoim smartfonie może śledzić bieżące zasoby firmy, a także lokalizować konkretne osoby oraz status ich pracy.

JAKIE KORZYŚCI ZAPEWNIAJĄ TEGO TYPU SYSTEMY PRACOWNIKOM, A JAKIE OSOBOM ODPOWIEDZIALNYM ZA ORGANIZACJĘ FUNKCJONOWANIA BIUR?

KORZYŚCI DLA PRACOWNIKÓW
• Możliwość łatwej weryfikacji, które strefy w ramach przestrzeni biurowej są w danym dniu wyłączone z użytku, a które dostępne
• Możliwość wcześniejszej rezerwacji stanowiska pracy na dany okres czasu
• Możliwość rezerwacji miejsca parkingowego, bądź przypisania go na stałe do danego pracownika
KORZYŚCI DLA OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA ORGANIZACJĘ FUNKCJONOWANIA
PRZESTRZENI BIUROWEJ
• W przypadku informacji o chorobie danego pracownika możliwość łatwej weryfikacji, które miejsce pracy wcześniej zajmował, co pozwala na podjęcie odpowiednich kroków np. w zakresie kwarantanny osób przebywających w bezpośrednim sąsiedztwie pracownika
• Możliwość szybkiej analizy wykorzystania przestrzeni, czy zaplanowane strefy i podział przestrzeni biurowej, ilości miejsc wystarczą w perspektywie oczekiwań pracowników
• Zachowanie estetyki przestrzeni biurowej – bez stosowania taśm ograniczających oraz informujących o strefach wyłączonych z użytku
• Zapewnienie pracownikom wysokiego komfortu pracy – dzięki systemowi rezerwacji zasobów będą mieli oni gwarancję, że decydując się na przyjście do biura, czeka na nich miejsce parkingowe, biurko czy sala konferencyjna
W JAKICH PRZESTRZENIACH SPRAWDZĄ SIĘ TAKIE ROZWIĄZANIA?
• Przestrzenie typu open space
• Sale konferencyjne

ROZWIĄZANIE

PRZEGRODY OCHRONNE

To skuteczne i proste rozwiązanie, w formie osłon wykonanych ze szkła akrylowego, w znaczący sposób zwiększa bezpieczeństwo pracowników. Przegrody mogą chronić zarówno pracowników przebywających przy biurkach, jak i personel recepcji, który ma kontakt z osobami odwiedzającymi firmę.

GDZIE STOSOWAĆ PRZEGRODY OCHRONNE?
• Recepcja
• Open space/stanowiska pracy

WYZWANIE

ZAPEWNIENIE SPRAWNEJ KOMUNIKACJI ZESPOŁOWEJ

ROZWIĄZANIE

SYSTEMY WIDEOKONFERENCYJNE

System wideokonferencyjny to narzędzie, które doskonale sprawdzi się zarówno w komunikacji
wewnętrznej pomiędzy pracownikami, także wtedy gdy przebywają w różnych lokalizacjach, jak i w
kontaktach z partnerami zewnętrznymi. Ponadto praktycznie wszystkie procesy w firmie, w których
wykorzystywana jest podróż, telefon czy korespondencja mailowa, mogą zostać usprawnione lub
zastąpione przez komunikację audiowideo.

Decydując się na wybór systemu wideokonferencyjnego warto zastanowić się nad obecnymi
i przyszłymi potrzebami firmy oraz przeanalizować funkcjonalności dostępnych rozwiązań. Należy
pamiętać, że wideokonferencje powinny odbywać się w oparciu o sprawdzone i pewne narzędzia z
uwagi na bezpieczeństwo przekazywanych podczas spotkania informacji.

CO ZYSKUJEMY DZIĘKI SYSTEMOM WIDEOKONFERENCYJNYM?

• Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w sytuacjach kryzysowych
• Zwiększona efektywność zespołów – sprawna wymiana informacji i dzielenie się wiedzą
• Ułatwienie koordynacji i organizacji spotkań
• Brak ograniczeń czasowych dla spotkań, spotkania ad-hoc
• Zmniejszenie kosztów związanych z podróżami służbowymi

WYZWANIE

BEZPIECZNE PROWADZENIE SZKOLEŃ I PREZENTACJI DLA PRACOWNIKÓW I PARTNERÓW ZEWNĘTRZNYCH

ROZWIĄZANIE

SYSTEMY STREAMINGOWE

W dobie ograniczania maksymalnej liczby pracowników przebywających jednocześnie w biurze, będzie dochodzić do sytuacji, w których część osób nie będzie mogła uczestniczyć w spotkaniu, czy szkoleniu, odbywającym się na terenie firmy. Dostęp do wydarzenia nieobecnym osobom można zapewnić na dwa sposoby – przez zapis audiowizualny takiego spotkania i późniejsze jego odtworzenie lub przez dostęp do transmisji na żywo. Jeszcze lepiej będzie zagwarantować obie rzeczy równocześnie.

Rozwiązaniem są systemy streamingowe. Zazwyczaj są to urządzenia, które potrafią przechwycić obraz z komputera (np. prezentację) lub podłączonej kamery oraz z mikrofonu. Przechwycony sygnał można transmitować do dowolnej liczby osób za pomocą popularnych serwisów (np. YouTube). Jednocześnie powstający materiał można zarchiwizować w formie cyfrowej. Wdrożenie tego typu rozwiązań to także możliwość wsparcia działań handlowych. Aktualnie można zauważyć wzrost zainteresowania szkoleniami prowadzonymi online. Działania np. handlowe, które kiedyś były kojarzone głównie z wizytami w siedzibie klienta, teraz często powadzone są z wykorzystaniem systemów wideokonferencyjnych, a także dla szerszego grona, za pomocą narzędzi streamingowych.

DLACZEGO WARTO KORZYSTAĆ Z NARZĘDZI DO STREAMINGU?

• Możliwość zwiększenia zasięgów szkoleń, prezentacji i webinarów
• Umożliwienie swobodnego dostępu do materiałów, bez potrzeby fizycznej obecności w biurze, zarówno dla pracowników jak i osób z zewnątrz
• Archiwizacja spotkań wewnętrznych, szkoleń, itp.
• Zmniejszenie kosztów firmowych związanych z podróżami służbowymi

WYZWANIE

JAK DEZYNFEKOWAĆ I DBAĆ O SPRZĘT AUDIOWIZUALNY W BIURZE?

ROZWIĄZANIE

• Pamiętaj, aby przed czyszczeniem urządzenia, odpiąć je od źródła zasilania.
• Jeśli pracujesz z urządzeniami dotykowymi, korzystaj z dedykowanego rysika.
• Do czyszczenia oraz dezynfekcji ekranów i obudów, wybieraj łagodne, przeznaczone do tego detergenty, które nie zawierają alkoholi oraz rozpuszczalników. W przypadku konieczności dezynfekcji alkoholem, wybierz roztwór alkoholu izopropylowego (IPA).
• Środek czyszczący nanoś na ściereczkę, a nie bezpośrednio na urządzenie.
• Niezależnie od stosowanego detergentu, nałóż go na miękką i czystą ściereczkę, a następnie delikatnie rozprowadź na urządzeniu. Używaj niewielkich ilości środka czyszczącego, tak aby nie kapał on ze ściereczki. Dostanie się płynu pod krawędź obudowy urządzenia, może doprowadzić do uszkodzenia ekranu.
• Wybieraj specjalistyczne ściereczki z microfibry.

PODSUMOWANIE

Zarówno wprowadzanie odpowiednich procedur, jak i wdrożenie nowych rozwiązań to ważne elementy budowania strategii bezpiecznego powrotu do biura. Warto przy tym pamiętać, że kluczowy pozostaje czynnik ludzki, czyli gotowość pracowników do przystosowania się do nowych realiów, przestrzegania zasad bezpieczeństwa oraz traktowania technologii jako czegoś co usprawnia, a nie komplikuje wykonywanie codziennych obowiązków. Inwestując w modernizacje środowiska pracy warto wybrać narzędzia, które będą odpowiadały faktycznym potrzebom, a pracownicy będą chcieli z nich korzystać.
Gotowy do rozpoczęcia projektu?
skontaktuj się z nami!

Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!

    Podobne prace

    Projekt sali konferencyjnej: dlaczego jest taki ważny?

    Systemy zarządzania drukiem w firmie

    Systemy konferencyjne Logitech – Produkty dopasowujące się do potrzeb