Systemy zarządzania drukiem w firmie

Systemy zarządzania drukiem MPS HP

Coraz więcej przedsiębiorstw, dla których druk jest ważną częścią biznesu, korzysta z usług zewnętrznych firm zajmujących się zarządzaniem drukiem. Jednym z rozwiązań, które proponuje Lobos Link jest oferta MPS czyli HP Managed Print Services.

Outsourcing HP to wygodne i korzystne finansowo rozwiązanie dla klientów, którzy mają większe zapotrzebowanie w obszarze druku i skanowania. Zewnętrzny system zarządzania drukiem przeważnie wybierają firmy, w których jest zatrudnionych kilkunastu pracowników lub drukują większe ilości dokumentów.

Mamy wieloletnie doświadczenie we współpracy z HP. Pierwszą umowę serwisową podpisaliśmy w 2012 i od tego czasu zaufało nam wielu kontrahentów. Jesteśmy jednym z największych autoryzowanych partnerów i dystrybutorów HP w Polsce. Nasz największy klient ma ponad 300 drukarek HP, które objęte zostały przez nas opieką serwisową.

Audyt druku – co trzeba wiedzieć przed podpisaniem umowy?

Wprowadzenie systemów zarządzania drukiem HP poprzedza dogłębna analiza potrzeb klienta, aby właściwie dopasować sprzęt. Sprawdzamy ilu pracowników korzysta z urządzeń drukujących i na jakich drukują urządzeniach w tym momencie. Inne istotne pytania dotyczą potrzeby korzystania z formatu A3, koloru, rozdzielczości, czy pracy drukarek w sieci.

Nasz klient może mieć specjalne wymagania co do drukowania i skanowania dotyczące wydajności, prędkości, skanowania szyfrowanego czy oprogramowania OCR. Niekiedy potrzebny jest druk podążający i większa kontrola dokumentów, co wymaga wprowadzenia autoryzacji dostępu do sprzętu i wydruków. Na podstawie przeprowadzonego audytu proponujemy rozwiązanie firmy HP – zakup lub dzierżawę pojedynczej maszyny lub wielu urządzeń marki HP wraz umową serwisową i materiałami eksploatacyjnymi.

Jak działa zarządzanie drukiem HP MPS?

Celem usługi kontraktowej MPS jest spokój i wygoda klienta. Poza korzystaniem z drukarki nic Cię już nie musi interesować. Sprzęt HP można kupić lub wydzierżawić, jeśli zleceniodawca nie chce angażować własnych środków na zakup. Jest to zintegrowana usługa i wiąże się z kompleksową opieką nad drukującymi urządzeniami. Wszystko jest w jednym pakiecie, z jednym abonamentem i stałą miesięczną opłatą, która zawsze zawiera obsługę serwisową oraz opcjonalnie może zawierać opłaty za tonery lub kliki (czyli wydruki).

Kontrakt HP podpisujemy na czas określony (od 12 miesięcy do kilku lat). Jedną z zalet umowy kontraktowej HP jest jej elastyczność. Można zmienić jej długość, sposób rozliczenia (klik lub toner), a także dodać kolejne drukarki.

System zarządzania drukiem HP MPS - Jakie są korzyści dla klienta?

Zalet rozwiązania Managed Print Services jest wiele. Od korzyści finansowych związanych z ograniczeniem kosztów, poprzez oszczędność czasu, wygodę i bezpieczeństwo danych. Zarządzanie drukiem z Lobos Link umożliwia korzystanie z nowoczesnych, niedostępnych poza usługą urządzeń oraz zapewnia ciągłość druku. W jaki sposób można zyskujemy wybierając system zarządzania flotą MPS HP?

Oszczędności i optymalizacja kosztów druku

Przede wszystkim efektywne zarządzanie poprzez model Managed Print Services pozwala znacznie obniżyć koszty druku, szczególnie przy dużym parku urządzeń. Kluczowy jest odpowiedni wybór i konfiguracja drukarek. Urządzenia HP dedykowane pod kontrakt są zaprojektowane po to, żeby drukować więcej niż na standardowym sprzęcie. Są wykonane z bardziej wytrzymałych elementów, nieawaryjne i przystosowane do większych obciążeń.

Dodatkowo sprzęt w formacie A3 ma możliwość rozbudowy i zwielokrotnienia szybkości drukowania (nawet do 70 stron na minutę). Jeśli potrzebujesz zwiększyć wydajność, ponieważ zmieniło się Twoje zapotrzebowanie na prędkość druku, możesz to zrobić nawet w trakcie trwania umowy. Optymalizację kosztów zapewnia także obniżenie TCO, czyli całkowity koszt posiadania urządzenia. Stała miesięczna opłata pozwala przewidzieć wydatki, zwiększyć kontrolę kosztów i zaplanować budżet na dłuższy czas.

Niewątpliwą zaletą korzystania z rozwiązania systemów zarządzania drukiem MPS jest to, że nie wymaga od klienta żadnych działań, co bardzo odciąża pracowników, a w szczególności dział IT, który może skupić się na pracy w innych obszarach. Monitorowanie pracy urządzeń oraz poziomu tonerów jest po stronie wyspecjalizowanego Partnera HP. Co istotne, cena materiałów eksploatacyjnych jest niska i stała, a tonery są bardziej wydajne.

Oszczędności przynosi również brak kosztów związanych z przestojami w pracy. Nie trzeba jechać do serwisu, żeby zawieźć urządzenie, ani nie trzeba go wysyłać. To serwis przyjeżdża do Ciebie.

Zalety monitoringu urządzeń wielofunkcyjnych

Dzięki specjalnej aplikacji wiemy kiedy kończy się toner, wiadomość wysyłana jest automatycznie. Nie musisz trzymać materiałów eksploatacyjnych na zapas ani pamiętać o nich. Monitoring pomaga szczególnie przy dużym parku maszynowym, kiedy mamy około 20-30 urządzeń i do tego identycznych. Jak rozróżnić, w której drukarce trzeba wymienić toner? Identyfikację ułatwia nam wprowadzenie automatyzacji. Zamówienie przychodzi z numerem seryjnym drukarki oraz nazwą, którą wprowadził u siebie klient, np. „sekretariat”. Wiadomo od razu, do której konkretnie maszyny został przysłany toner.

Zalety używania oryginalnych tonerów

Oprócz oszczędności związanych z obniżonymi cenami tonerów kontraktowych klient zyskuje dodatkowo znakomitą jakość, która jest niezmienna przez cały okres trwania umowy. Używając jedynie oryginalnych materiałów eksploatacyjnych, otrzymamy identyczne wydruki. Kolory są takie same, w jednolitych odcieniach i tonach, co może być bardzo istotne podczas drukowania  w kolorze.

Zamienniki różnią się od tonerów produkowanych przez HP i powodują inne zużycie sprzętu niż zakłada producent. Stosowanie oryginalnych materiałów eksploatacyjnych sprawia, że urządzenie jest bardziej żywotne i długo jest w dobrym stanie. Dzięki temu możesz drukować większe nakłady i dłużej cieszyć się z niezawodnego sprzętu. Chodzi o perfekcyjne dopasowanie, dzięki któremu drukarki będą zachowywały się bezproblemowo.

Ochrona druku i bezpieczeństwo danych

Wybierając rozwiązanie klasy MPS, Twoje dokumenty są w pełni chronione i bezpieczne. W celu wykrycia i zniwelowania ewentualnych ataków, urządzenia HP są aktywnie monitorowane w czasie rzeczywistym. Nie musisz się obawiać, że ktoś przejmie Twoje dane. Bezpieczne drukowanie i skan dodatkowo zapewnia kontrola dostępu oraz szyfrowanie danych. Nad najwyższym poziomem zabezpieczeń czuwa HP Wolf Security.

Ekologia w druku

Same drukarki kontraktowe HP zaprojektowane zostały z myślą o ekologii. Są energooszczędne i zgodne z rygorystycznymi wymogami certyfikatu Energy Star oraz Blue Angel. Jeśli zużyte materiały eksploatacyjne spędzają Ci sen z powiek, pomyśl o ekologicznym rozwiązaniu. HP stworzył specjalny program Planet Partners, który umożliwia recykling zużytych oryginalnych tonerów i zapewnia ich bezpłatną utylizację. Za jednym zamachem pozbywasz się kłopotliwego odpadu i przyczyniasz się do ochrony środowiska.

Oferta kontraktowych urządzeń HP

W usłudze Managed Print Services HP mamy dostępną nowoczesną flotę urządzeń, które nigdzie indziej nie są dostępne dla zwykłych użytkowników. Przystosowane do modelu biznesowego, z dłuższą żywotnością produkcyjną spełnią oczekiwania nawet przy największych obciążeniach. Maszyny produkowane są w seriach jak np. linia „e”, czyli Enterprise HP. Umożliwiają przygotowanie indywidualnej konfiguracji, aby zaspokoić potrzeby użytkowników. Od zwykłych modeli różnią się także możliwością zarządzania, do czego służy specjalny panel.

Rewolucja w kolorach urządzeń drukujących w biurze

Tego jeszcze nie było. Prócz wyżej wymienionych walorów technicznych drukarki i urządzenia wielofunkcyjne HP jako pierwsze na rynku zmieniają kolor obudowy! Dostępnych jest aż 6 kolorów frontów – żółty, czerwony, oliwkowy, niebieski, szary oraz fioletowy. Już teraz możesz zaprojektować swoje biuro, tak jak lubisz. Nie jesteś skazany na nudną czerń i biel. Wyjątkowy design oraz duży wybór kolorów szafek pozwoli ozdobić wnętrze firmy jak nigdy dotąd.

Wyjątkowe skanowanie HP Flow 2.0

Aby zapewnić maksymalną produktywność, w drukarkach HP rozbudowana została funkcjonalność skanowania oraz zaawansowany OCR. Przede wszystkim czego nie znajdziemy u żadnego innego producenta – urządzenia HP z serii Flow mogą skanować z prędkością 300 obrazów na minutę. Sam proces przebiega bardzo płynnie, a pojedyncze zlecenie możemy wysłać do wielu odbiorców. Specjalna klawiatura umożliwia edycję, redagowanie i podkreślanie treści na podglądzie skanu. Z nowych funkcjonalności warto także podkreślić wykrywanie podwójnych pobrań papieru oraz możliwość usunięcia tła.  

Dlaczego warto zaufać kontraktowym drukarkom i urządzeniom wielofunkcyjnym HP?

Nowe urządzenia HP charakteryzuje zwiększona produktywność, możliwość konfiguracji, bezpieczeństwo, funkcjonalność oraz niskie zużycie energii. Zapewniają redukcję kosztów, brak przestojów i bezpieczne drukowanie. Dlatego jeśli rozważasz rozbudowę lub modernizację swojego parku maszynowego, warto wziąć pod uwagę wybór HP.

Jesteś zainteresowany usługą zarządzania drukiem MPS? Szukasz oszczędności w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami. Możemy pochwalić się wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu zewnętrznego systemu zarządzania. Pomożemy wybrać wariant, który najlepiej się sprawdzi w Twoim biznesie i będzie najbardziej dla Ciebie opłacalny.

Gotowy do rozpoczęcia projektu?
skontaktuj się z nami!

Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!




* wymagane pola

Podobne prace

Uzyskaj darmową wycenę projektu

Wyposażenie sali konferencyjnej co musisz wiedzieć

Wyposażenie sali konferencyjnej – co musisz wiedzieć?

wspólpraca specjalistow AV z LobosLink z architektami

Współpraca specjalistów AV z architektami