Skąd takie różnice w cenach usługi dzierżawy i jak przygotowujemy nasze urządzenia dla klientów?

Czy spotkali się Państwo z ofertami dzierżawy za złotówkę, a może nawet za darmo i do tego z bardzo niską opłatą za wydruk!? Bo my tak, i wielu z naszych klientów, którzy kiedyś skorzystali z takiej oferty, po kilku miesiącach wrócili. Warto zadać sobie pytanie, dlaczego tak się stało i czy można pogodzić bezpieczeństwo, wysoką jakość i bezawaryjność z bardzo niską ceną?

Pułapki związane z dzierżawą używanych urządzeń drukujących z nieznanego źródła

Wielu z Państwa zapewne zna historie z branży motoryzacyjnej o tym, jak podczas zakupu używanego samochodu w idealnym stanie sprzedawca zapewniał, że „Niemiec płakał, jak sprzedawał”? W przypadku dzierżawy jest o tyle podobnie, że spora część urządzeń biurowych trafia do nas od zachodnich sąsiadów, którzy z różnych powodów wymieniają je na nowe, po zakończeniu kilkuletniego okresu eksploatacji, a poziom wyeksploatowania nierzadko przekracza 90% ich żywotności. Firmy sprowadzające sprzęt kupują go „na tony”, płacąc niewielkie pieniądze, a zakupione przez nich urządzenia następnie trafiają na nasz rynek.  

Oczywiście koszty pozyskania używanych i mocno wyeksploatowanych urządzeń najczęściej są bardzo niskie, a kontynuując wątek oszczędności jedynie po wyczyszczeniu z zewnątrz obudowy, trafiają one w dzierżawę bezpośrednio do klientów. Jeśli do tego dołożymy korzystanie z najtańszych zamiennych materiałów eksploatacyjnych i wymianę części po awarii na również używane, ale przełożone z innych wyeksploatowanych urządzeń, które służą jedynie jako „dawcy” podzespołów – czy to nie jest idealny przepis na najniższą cenę na rynku?

Potrzeby zwykłego użytkownika w zakresie użytkowania urządzenia drukującego

Popatrzmy na to zagadnienie z dwóch – jakże istotnych – punktów widzenia, czyli tzw. zwykłego użytkownika oraz administratora sieci IT. Zwykły użytkownik potrzebuje korzystać z urządzenia do realizacji swoich bieżących zadań, więc chce przede wszystkim szybko i sprawnie wydrukować swoje dokumenty, wysłać do określonej lokalizacji skan i od czasu do czasu zrobić kopię, że nie wspominamy już o nieco bardziej wymagających funkcjonalnościach jak choćby bezpieczne drukowanie po autoryzacji – no bo komu z Państwa nie zdarzyła się sytuacja, że ktoś „przez przypadek” zabrał z drukarki Wasz wydruk? Najczęstsze problemy, jakie zgłaszali klienci, z którymi rozmawialiśmy? Urządzenie skrzypi lub rzęzi, często zacina się papier, którego nie można wyciągnąć, jest zacięcie, ale nie ma papieru w środku, wychodzą zabrudzone kartki, często pojawiają się na wyświetlaczu „dziwne kody” i komunikat „wezwij serwis” itp. Co dalej? Czekają na serwis, który przyjedzie najwcześniej następnego dnia lub za dwa dni, naprawi usterkę w terminie późniejszym, bo trzeba sprawdzić czy zamienne części są „na magazynie”, a może wymienią urządzenie, ale na jakie, na jak długo to pomoże itp.? Pojawia się pytanie, jak w tym czasie normalnie pracować, ile czasu zajmie pracownikowi rozwiązanie bieżących problemów z drukiem czy skanowaniem, zanim wykona swoją właściwą pracę, jak to wpłynie na efektywność pracy i czy taka obsługa warta jest oszczędności na poziomie np. kilkudziesięciu złotych miesięcznie!?

Potrzeby administratora sieci IT

A co z działem IT, który najczęściej sprawuje bezpośrednią opiekę nad wszystkimi urządzeniami podłączonymi do sieci, że nie wspomnimy już o mniejszych organizacjach, gdzie takiego działu nie ma!? Z ich punktu widzenia istotne jest, aby urządzenia były zgodne z aktualnymi standardami komunikacyjnymi i bezpieczeństwa, które przecież zmieniają się bardzo dynamicznie. Obsługa nowych wersji protokołów  szyfrowania połączeń pomiędzy urządzeniami czy konieczność zabezpieczenia dostępu do nich dla niepowołanych osób… W dzisiejszych czasach to nie są już tylko opowieści ze świata wielkich korporacji, ale coraz częściej nasza codzienność. Nie są rzadkością przypadki, że urządzenie przestało skanować po aktualizacji oprogramowania serwera czy wymianie routera, które to podniosły wymagania bezpieczeństwa i konieczność obsługi nowszych wersji protokołów komunikacyjnych, których – jak się okazuje – stare urządzenia drukujące już nie wspierają. Stąd zasadnym wydaje się pytanie – czy jest możliwa skuteczna i bezpieczna współpraca aktualnej infrastruktury IT klienta ze starym wieloletnim urządzeniem wielofunkcyjnym, które nierzadko pamięta czasy Windowsa XP? Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista. 

Korzyści dzierżawy urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych w naszej firmie

Nasza firma działa w tej branży od 30 lat, jako jedni z pierwszych w Polsce wprowadziliśmy dla naszych klientów usługę dzierżawy urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych. Najczęściej dzierżawimy urządzenia fabrycznie nowe, które z definicji cechują się dużą sprawnością, wysoką bezawaryjnością i – co ważne – zapewniają pełną zgodność z infrastrukturą IT klienta. Natomiast doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że jest spora grupa klientów, którzy mają mniejsze potrzeby w zakresie wykonywanych nakładów czy wymaganych funkcjonalności i wysokość raty dzierżawnej jest tutaj jednym z kluczowych argumentów. Dla takich klientów również mamy w swojej ofercie dzierżawę realizowaną w oparciu właśnie o urządzenia używane, co przekłada się na niższy poziom opłat. Ale jak to robimy?

Bezpieczna dzierżawa używanych urządzeń drukujących

Dzierżawę używanego sprzętu realizujemy przede wszystkim w oparciu o własną bazę urządzeń, które pochodzą z oficjalnej dystrybucji w kraju, takich, które pracowały u naszych klientów i po wymianie u nich na nowe wróciły do nas z powrotem. Jeśli używane urządzenie nie osiągnęło jeszcze max 65% swojej żywotności możemy je zaproponować naszym klientom do dzierżawy. Co jednak najistotniejsze, urządzenie wcześniej trafia na serwis do generalnego remontu – zapraszamy do galerii, w której prezentujemy taki proces. Urządzenie zostaje rozebrane, wszystkie elementy mechaniczne i układy napędowe są czyszczone lub w razie potrzeby wymieniane, elementy eksploatacyjne i rolki pobierania papieru są wymieniane na nowe, a następnie urządzenie jest składane i poddane dokładnym testom. Po pozytywnym przejściu całej procedury może zostać zaoferowane w dzierżawie kolejnemu klientowi. Co jest również bardzo istotne, jako autoryzowany partner producenta, jesteśmy zobowiązani do zachowania właściwego poziomu usług, zależy nam na tym, aby urządzenie pracowało bezawaryjnie z zachowaniem odpowiedniej jakości druku. W związku z tym w trakcie realizacji usługi dzierżawy dostarczamy klientom oryginalne tonery, realizując naprawy, używamy oryginalnych części i podzespołów, dysponując własnym lokalnym magazynem, dzięki czemu jesteśmy w stanie bardzo szybko usunąć usterkę i zachować ciągłość pracy klienta. Nie bez znaczenia jest tutaj automatyzacja procesu obsługi dzierżawy m.in. poprzez zdalny monitoring urządzenia, dzięki czemu sami odczytujemy stan liczników do rozliczenia, kontrolujemy poziom tonerów w urządzeniu, które wysyła do nas monit o potrzebie wymiany i w odpowiednim momencie dostarczamy do klienta zapasowe itp.

Zobacz galerię zdjęć pokazującą proces, jaki przechodzi używane urządzenie zanim trafi do klienta

Opisany proces gwarantuje naszym klientom bezpieczeństwo i komfortową pracę. Czy różnica w cenie pomiędzy tak realizowanymi usługami dzierżawy jest znacząca? Biorąc pod uwagę wszystkie przytoczone argumenty, z pewnością nie jest. Biorąc pod uwagę wartość comiesięcznej faktury średnio to różnica na poziomie zaledwie kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Dlatego zachęcamy Państwa do głębszej analizy otrzymywanych ofert dzierżawy nie tylko pod kątem samej ceny, ale również wielu innych czynników, które mają bardzo istotny wpływ na efektywność pracy w waszej organizacji.

Gotowy do rozpoczęcia projektu?
skontaktuj się z nami!

Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!

    Podobne prace

    Czym jest system Digital Signage i jakie ma zastosowanie?

    Na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego urządzenia wielofunkcyjnego do biura?

    Nagroda BLI 2022 dla Canon UniFlow Online