Dlaczego projekt sali konferencyjnej jest taki istotny?
Sale konferencyjne to punkt styku naszej organizacji z klientem, szczególnie w relacjach B2B. Na jej podstawie możemy zostać ocenieni przez przyszłych kontrahentów. Miejsce spotkań tworzy nasze pierwsze wrażenie, które jak wiemy jest bardzo istotne w realizacjach biznesowych. W przypadku kiedy wykorzystujemy sale konferencyjne do spotkań wewnętrznych, ich sprawne funkcjonowanie oraz dobre wyposażenie jest również bardzo istotne dla skutecznego działania naszej organizacji.
Dobra i funkcjonalna sala konferencyjna zaczyna się już na etapie projektu. Bez planu, projektu czy założeń funkcjonalnych nie uda nam się stworzyć miejsca w pełni odpowiadającego naszym potrzebom. Na jakie kwestie należy zwrócić uwagę wybierając projekt sali konferencyjnej?
Zastosowania sal konferencyjnych
Do projektowania sali konferencyjnej najlepiej podejść procesami. Projekt sali konferencyjnej rozpoczynamy od rozpisania założeń funkcjonalnych, jakie będziemy przed nią stawiać. Warto zadbać o wcześniejszy wywiad z pracownikami czy zarządem, który będzie użytkował daną przestrzeń.
Nowoczesne sale konferencyjne potrafią służyć bardzo wielu celom, które będą bardzo różnić się od siebie w zależności od tego, jak pracuje nasza organizacja.
Najczęściej sale konferencyjne służą do:
- spotkań wewnętrznych,
- prezentacji,
- przeprowadzania szkoleń,
- burzy mózgów, celom projektowym,
- spotkań zarządów,
- spotkań z inwestorami,
- spotkań z kontrahentami,
- spotkań z klientami.
Dodatkową komplikacją jest fakt, że każdy z powyższych scenariuszy może być prowadzony lokalnie oraz zdalnie, co w znaczący sposób wpływa na projekt oraz urządzenia, jakie potrzebujemy zainstalować w naszej sali konferencyjnej.
Sala konferencyjna, czyli wizytówka firmy
Pierwsze miejsce, do którego zapraszamy naszych przyszłych klientów to właśnie sala konferencyjna. Tam zwykle pokazujemy zalety naszego produktu czy usługi. Zapraszamy do niej naszych gości, pokazujemy sposób naszej pracy, prowadzimy warsztaty, konferencje.
Warto zadbać o wrażenie, jakie wtedy zrobimy. Nasza doskonała prezentacja nie wzbudzi entuzjazmu, jeśli będzie wyświetlona w niewyraźny i nieczytelny sposób. W oparciu o dobrze zaprojektowaną salę konferencyjną nasze prezentacje staną się lepiej zrozumiałe i będą robić lepsze wrażenie. Doskonały dźwięk zapewniony przez dobrze dopasowane nagłośnienie oraz obraz w sali konferencyjnej zapewnią komfortowe warunki do pracy podczas szkoleń i konferencji.
W dzisiejszych czasach pracy zdalnej oraz spotkań online, wyposażenie sali konferencyjnej oraz jej odpowiednie zaprojektowanie tym bardziej stają się istotne. Nasz rozmówca musi nas wyraźnie słyszeć oraz widzieć, aby nasz przekaz był skuteczny i konkretny.
Brak odpowiedniego pomieszczenia do prowadzenia prezentacji zarówno lokalnych, jak i zdalnych w bardzo negatywny sposób wpłynie na nasz sposób pracy oraz zadowolenie użytkowników.
Sala konferencyjna czyli narzędzie naszej pracy
Sala konferencyjna może być również wykorzystywana dla pracowników naszego biura. Stanowi przestrzeń spotkań wewnętrznych oraz komunikacji wewnątrz organizacji. Takie zastosowanie jest równie ważne dla prawidłowego funkcjonowania zespołów w naszej organizacji. Niekiedy sale konferencyjne muszą być dla nich dostępne o każdej porze. Ich wnętrza powinny zapewniać odpowiednią akustykę oraz systemy multimedialne gwarantujące właściwe dopasowane nagłośnienie oraz sposoby prezentacji czy notowania.
Projekt sali konferencyjnej
W każdym zastosowaniu sali konferencyjnej potrzebny jest odpowiedni projekt. Przestrzeń musi być skrojona właściwie do potrzeb zespołu lub zespołów, które mają z niej korzystać. Inaczej zaprojektujemy sale konferencyjne dla spotkań zarządów, a inaczej jako przestrzeń prezentacyjną dla działu handlowego, szkoleniowego czy marketingu. Projekt sali konferencyjnej często wykonuje pracownia projektowania oraz architekci. Takie działanie jest jak najbardziej logiczne, natomiast wymaga dołączenia do procesu ludzi zajmujących się urządzeniami audio wideo.
Na etapie projektu wnętrza możemy dobrać urządzenia w taki sposób, aby nie kolidowały z zamysłem wizualnym pracowni architektonicznej, zapewniając równocześnie wymagane funkcjonalności. Projekt sali to nie tylko krzesła, stoły, meble, wnętrze czy materiały. To również odpowiednie przeprowadzenie okablowania, koordynacja oświetlania z mikrofonami sufitowym czy umieszczeniem projektora.
Wnętrze biura musi być również odpowiednio zaprojektowane pod kątem akustyki, która w znaczący sposób wpływa na nasze poczucie komfortu. Dobra akustyka pozbawiona echa tworzy dobrą przestrzeń zarówno dla spotkań lokalnych, jak i zdalnych. Nawet najdoskonalsze mikrofony oraz procesory dźwięku nie rozwiążą w 100 procentach problemu akustyki pomieszczenia.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat akustyki i nagłośnienia w sali konferencyjnej, zobacz tutaj.
Podczas projektowania można również odpowiednio rozdzielić zakres prac, jakie są wymagane do prawidłowego funkcjonowania całości. Możemy zlecić okablowanie lub przygotowanie odpowiednich kanałów kablowych firmie odpowiedzialnej za elektrykę, przygotować wzmocnienia ścian pod monitory, które mają znaleźć się na ścianach czy dobrać materiały tak, aby poprawiały akustykę pomieszczenia.
Firma zajmująca się systemami audio wideo oraz projektowaniem sal konferencyjnych jest doskonałym uzupełnieniem projektu wizualnego jaki wykonują architekci.
Projekt sali konferencyjnej to zagadnienie wielobranżowe, wymagające wielu konsultacji i ustaleń, które lepiej i taniej wykonać przed rozpoczęciem prac adaptacyjnych czy remontowych w naszej firmie. Na podstawie dobrego projektu sale konferencyjne sprzyjają swoją funkcjonalnością potrzebom naszych zespołów, nie powodując przy tym konieczności przeprowadzania szkoleń z obsługi dla pracowników.
Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie procesu projektowanego od analizy spotkań, które mają się odbywać w salach konferencyjnych i ich scenariuszy. Mając takie dane, możemy na ich podstawie dobrać rozwiązania odpowiednio skrojone do potrzeb. Wypełnienie sali konferencyjnej po brzegi skomplikowanymi systemami audio wideo pozwalającymi na każdy możliwy scenariusz zastosowania nie zapewni nam optymalnego sposobu pracy. Pomieszczenie będzie niepotrzebnie drogie, skomplikowane i trudne w obsłudze dla pracowników. Dodatkowo pojawi się konieczność szkoleń oraz ciągłej opieki działu IT nad salą.
Czas poświęcony na projektowanie sali konferencyjnej pozwala na uzyskanie bezpieczeństwa naszej inwestycji. Zanim wydamy pieniądze, będziemy w posiadaniu informacji, które utwierdzą nas o optymalnym wykorzystaniu budżetu.
Aranżacja i wyposażenie sali konferencyjnej
Aranżacja sali konferencyjnej to zadanie dla pracowni architektonicznej oraz firmy z branży audio wideo. Wyposażenie sali konferencyjnej w meble, krzesła odpowiednie materiały sprawi, że sala konferencyjna świetnie sprawdzi się w czasie organizowanych w niej spotkań.
Pracownia projektowania wnętrz stworzy wizualizację pomieszczeń zwierające projekt mebli, oświetlenie, ściany. Często natomiast nie uwzględni elementów wyposażenia audio wideo, takich jak głośniki, projektory czy mikrofony. Wizualizacja zazwyczaj świetnie wygląda, lecz na etapie wykonawczym okazuje się, że mogą pojawić się ważne dla funkcjonowania sali konferencyjnej konflikty między branżami. Na przykład oświetlenie będzie kolidować z projektorem, a systemy nagłośnienia nie będą miały odpowiedniej ilości miejsca nad sufitem podwieszanym. Wybór mebli nie uwzględni miejsca na szafę rack, w której muszą znaleźć się kluczowe elementy systemu audio wideo. Dlatego tak istotna jest współpraca architektów ze specjalistami rozwiązań audio-wideo, już na wczesnym etapie.
Zobacz nasze realizacje, w których braliśmy udział od pomysłu, przez projekt, do wykonawstwa.
Projekty wnętrz determinują układ sali konferencyjnej, to w jakich miejscach mają znaleźć się meble monitory czy projektor. Często zapominamy w takich wizualizacjach o miejscu na sprzęty multimedialne, które są niezbędne do pracy. Doskonałe rozwiązanie przy aranżacji to współpraca między architektami a inżynierami systemów AV. Z jednej strony nie pójdziemy na kompromis wizualny, a z drugiej stworzymy salę konferencyjną przygotowaną na założone wcześniej przez nas spotkania. W pomieszczeniu przemyślanym od samego początku skoordynowanym międzybranżowo systemy będą służyć w sposób funkcjonalny i niewymagający serwisu.
Projekt rozwiązań dotyczących komunikacji w sali konferencyjnej
Mając założenia funkcjonalne oraz decyzje czy sala ma służyć do spotkań lokalnie, czy również z uczestnikami zdalnymi, należy zastanowić się nad platformą wideokonferencyjną, z której chcemy korzystać. Wówczas najlepiej skonsultować się z działem IT. Często zdarza się, że zmiana siedziby, remont sal konferencyjnych są wykorzystywane również do zmiany platformy konferencyjnej, z której korzystamy w organizacji.
Najczęściej będą to: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet. Do każdej z tych platform możemy zaprojektować salę konferencyjną, która będzie zalogowana do danej aplikacji, dzięki czemu do dołączenia do spotkania nie będziemy potrzebowali własnego komputera.
Podczas tworzenia kalendarza możemy automatycznie zarezerwować konkretną salę konferencyjną. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nikt nie zajmie jej na czas naszego spotkania. Dodatkową zaletą jest to, że wchodząc do sali konferencyjnej dołączamy się do spotkania zdalnego jednym przyciskiem.
Przy sali zalogowanej do danego systemu konferencyjnego musimy również przewidzieć miejsce, w którym odbędziemy spotkania, do których zostaliśmy zaproszeni z zewnątrz. To nie zawsze będzie ta sama platforma, z której korzystamy wewnętrznie w naszej firmie. Warto przewidzieć taki scenariusz na etapie projektowym.
Innym podejściem jest projektowanie sali konferencyjnej w oparciu o nasz komputer osobisty. Popularnie zwane Bring Your Own Meeting – BYOM. Taki system zakłada, że to nasz komputer odpowiedzialny jest za połączenie konferencyjne otwarte w dedykowanej aplikacji lub przeglądarce internetowej. Urządzenia znajdujące się w sali konferencyjnej, takie jak mikrofony, głośniki czy monitor podłączamy do swojego komputera za pomocą kabla HDMI oraz USB.
Mając regularnie odświeżane komputery, możemy pokusić się o sale konferencyjną, która stosuje standard USB-C, dzięki czemu podłączymy się tylko jednym kablem, otrzymując dostęp do wszystkich urządzeń w sali konferencyjnej oraz dodatkowo ładowanie naszego komputera. Łączność z urządzeniami w sali konferencyjnej możemy również realizować bezprzewodowo.
Jak widać projekt sali konferencyjnej wymaga dopasowywania do wielu różnych potrzeb oraz warunków technicznych. Narzuca to wcześniejsze zebranie wielu informacji w firmie. Lepiej jest to zrobić na etapie projektowym, gdyż wprowadzanie sprostowania wcześniej nie wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Nowoczesne sale konferencyjne
Wnętrza sal konferencyjnych w nowoczesnych biurach to często pomieszczenia o dużej ilości twardych powierzchni, które bardzo pogarszają akustykę. A to właśnie podstawie akustyki możemy ocenić w jaki sposób będą działały mikrofony systemu konferencyjnego i czy sala będzie komfortowa dla użytkowników. Nowoczesna sala konferencyjna to taka, która zapewnia odpowiednie oświetlenie, krzesła, stoły oraz potrzebne meble. Pracownia architektoniczna zapewni te elementy.
Natomiast dobór odpowiedniego sprzętu multimedialnego to zdanie dla inżynierów systemów audio wideo. Zapewnienie dobrej akustyki pomieszczenia to zagadnienie międzybranżowe. Projektowanie akustyki musi być odpowiednio skoordynowane. Wnętrza powinny mieć odpowiednią ilość miękkich materiałów. Mogą to być tapicerowane meble czy krzesła. Salę można dodatkowo wygłuszyć, wykorzystując dedykowane do tego celu panele czy oświetlenie zawierające w sobie elementy dźwiękochłonne. Dobrze wygłuszona sala konferencyjna będzie cechowała się funkcjonalnością, a spotkania w takim pomieszczeniu odbędą się w lepszej atmosferze, nie wymagającej podnoszenia głosu do zachowania zrozumiałości mowy.
Aby zobaczyć różnice w pomieszczeniu przystosowanym akustycznie oraz takim, które nie zostało przygotowane, zapraszam do naszego biura na prezentację. Chętnie przyjmujemy u siebie gości.
Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!
