Na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego urządzenia wielofunkcyjnego do biura?

Jak wybrać odpowiednie urządzenie wielofunkcyjne do biura?

Artykuł ten powstał po to, aby ułatwić Państwu dokonanie wyboru odpowiedniego do Waszych potrzeb rozwiązania i przybliżyć istotne zagadnienia, na które należy zwrócić uwagę w procesie zakupu czy dzierżawy urządzenia drukującego do obsługi biura. Mając na względzie mnogość producentów, ilość dostępnych na rynku urządzeń, technologii, funkcjonalności, wariantów i cen, coraz trudniej podjąć decyzję o zakupie odpowiedniego urządzenia do firmy.

Naszym celem jest zaproponowanie rozwiązania, które w jak najlepszy sposób spełni potrzeby i oczekiwania klientów, dlatego przed przygotowaniem oferty zawsze proponujemy spotkanie, aby omówić wszystkie szczegóły. Bardzo często przygotowujemy również prezentację urządzeń bądź systemów – uważamy, że warto przed podjęciem decyzji zakupu urządzenia drukującego do firmy porównać i sprawdzić w praktyce pewne rozwiązania, aby jak najlepiej ocenić ich przydatność w codziennej pracy.

Wybór urządzenia drukującego do firmy - istotne pytania

Mając to na uwadze, prezentujemy poniżej kilka ważnych informacji. Rekomendujemy jeszcze przed przystąpieniem do rozmów czy zbierania ofert, zadać sobie istotne dla podjęcia właściwych decyzji pytania. Znając odpowiedzi na nie, z pewnością będziemy w stanie dobrać dla Państwa optymalne rozwiązanie. Zatem na co zwrócić szczególną uwagę przy wyborze drukarki do biura?

Poziom nakładów (licznik, toner i papier)

Zaczniemy od sprawy niezwykle istotnej. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki może być szacowany poziom nakładów wykonywany na urządzeniu w ciągu miesiąca/roku? Dla uzyskania pomocnych informacji można np. zweryfikować licznik obecnego urządzenia i podzielić go przez ilość miesięcy, od kiedy było użytkowane. Można też sprawdzić ilość wykorzystanych tonerów w trakcie pracy urządzenia i zsumowaną ich wydajność podzielić przez ilość miesięcy użytkowania. Warto również oszacować nakłady po ilości zużytego papieru w danym okresie itp.

Wybór potrzebnej funkcjonalności urządzenia drukującego do biura

Kolejnym ważnym elementem do rozważenia jest, które z funkcjonalności urządzenia będą dla Państwa istotne – kopiowanie, drukowanie, skanowanie czy faksowanie? Z których funkcjonalności i w jakim zakresie korzystają Państwo najczęściej, a z których rzadko lub wcale?

Urządzenie do biura czarno białe czy w kolorze?

Warto zadać pytania czy istotna będzie praca w kolorze, czy wystarczające będzie urządzenie czarno-białe (jeśli w kolorze, to jakie nakłady) oraz z jakich formatów dokumentów korzystają Państwo najczęściej w codziennej pracy i czy są jakieś szczególne wymagania w zakresie gramatury papieru?

Wnioski z poprzednich doświadczeń

Z jakich urządzeń do tej pory korzystają Państwo w swojej firmie do realizowania funkcji kopiowania, drukowania i skanowania? Czy obecne rozwiązania spełniają Wasze oczekiwania lub też mają jakieś istotne ograniczenia, które utrudniają codzienną pracę?

Drukowanie dwustronne itp.

Czy i jak często używają Państwo dokumentów zadrukowanych dwustronnie, czy kopiujecie lub drukujecie dokumenty w kompletach i często pojawia się potrzeba sortowania ew. zszywania dokumentów?

Wymagania w zakresie obiegu dokumentów

Czy drukowane i kopiowane w Państwa firmie dokumenty podlegają później archiwizacji? Jeśli tak to czy w wersji papierowej, czy elektronicznej? Czy są jakieś szczególne wymagania w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów jak np. odpowiedni format pliku, tryb OCR, potrzeba szyfrowania pliku, czy konieczność stosowania podpisu elektronicznego itp.?

Zabezpieczenie i dostępność urządzenia do drukowania w biurze

Czy urządzenie ma być użytkowane w ogólnodostępnym miejscu dla wszystkich pracowników lub też w wydzielonym pomieszczeniu i dla wybranej grupy oraz czy istnieje potrzeba zabezpieczenia dostępu do niego, aby nikt postronny nie mógł z niego skorzystać?

Funkcja bezpiecznego druku i skanowania

W myśl regulacji Rodo jest możliwość – oprócz zablokowania dostępu do urządzenia – również uruchomienia funkcji bezpiecznego wydruku (tj. możliwości odbioru swoich prac dopiero po autoryzacji), czy też bezpiecznego skanowania (tj. możliwość wysłania dokumentów z identyfikacją nadawcy). Warto zatem rozważyć czy zastosowanie takich funkcjonalności nie byłoby dla Państwa istotnym elementem porządkującym pracę i zwiększającym istotnie poziom bezpieczeństwa.

Konfiguracja sieci i wymagania techniczne

W przypadku pracy w sieci niezbędna będzie informacja, na jakich systemach operacyjnych pracują komputery w Państwa firmie (Windows, Mac OS czy inne) i jakich najczęściej aplikacji używają Państwo do drukowania. Generalnie przed wyborem urządzenia drukującego do firmy, istotne mogą okazać się informacje od pracownika czy działu IT dotyczące konfiguracji Państwa sieci i wymagań bezpieczeństwa.

Integracja systemu druku przy większej organizacji i ilości urządzeń drukujących w firmie

Na koniec istotna informacja – jeśli Państwa firma ma nieco większą strukturę, posiadają Państwo więcej niż jedną lokalizację biur, większą liczbę pracowników, urządzeń itp. i potrzebna jest integracja systemu druku czy obiegu dokumentów, tak aby wszyscy pracownicy we wszystkich lokalizacjach mogli bezpiecznie korzystać z dostępnych urządzeń i funkcjonalności, proszę nas o tym poinformować. Zaproponujemy bezpłatną usługę audytu i na bazie jego wyników przygotujemy prezentację odpowiednich rozwiązań i końcową wycenę.

Jeśli obecnie stoją Państwo przed wyborem drukującego urządzenia wielofunkcyjnego do biura, zapraszamy do kontaktu.

Gotowy do rozpoczęcia projektu?
skontaktuj się z nami!

Każda inwestycja wymaga indywidualnego podejścia. Jeśli chcesz omówić interesujące Cię rozwiązania, skontaktuj się z nami. Chętnie Ci pomożemy!

    Podobne prace

    Czym jest system Digital Signage i jakie ma zastosowanie?

    Nagroda BLI 2022 dla Canon UniFlow Online

    Skąd takie różnice w cenach usługi dzierżawy i jak przygotowujemy nasze urządzenia dla klientów?